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仕事のスピードが遅い人必見!机の上を片付けると改善する3つの理由

ども!テルです。

皆さんの職場の机の上にはどんなモノを置いていますか?

机を前にしていないときに、思い出すことはできますでしょうか?

思い出せない場合は、机の上にモノがたくさん置いてあるのでは?
そうであれば、本来のパフォーマンスを発揮できていない可能性があります。

しかし、机の上を片付けることで仕事のスピードは確実に上がります。
その理由を説明していきます。

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なぜ机の上が物でいっぱいになるのか?

なぜ机の上が物でいっぱいになるか。
答えは簡単で、片付けをしないからです。

ではどのようなものが机の上に置かれ、放置されるのか考えてみたいと思います。

①紙の資料が多い

古くからある会社ほど、社風としてこの傾向は強いと思います。
特徴はこのような感じでしょうか?

  • 保管する資料が紙
  • 会社内の資料回覧が紙
  • 社内報が紙
  • 会議資料をいちいち印刷する

紙の資料は物理的なスペースを取り、一度放置すると後から見て必要なのかそうでないのかの判断が難しくなります

紙の資料が重なるとどれが必要で、どれが不要なのか分からなくなり、「とりあえず受付箱に置いておけ。」
となってはいないでしょうか?

あるとき資料を探すのに10分もかかってしまったということもあり、当然仕事の効率が悪くなります。

②私物をたくさん置く

私物は気が散る原因にもなり、置きすぎには注意が必要です。

  • カバン
  • スマートフォンの充電器
  • 雑誌、新聞
  • 写真

家族写真を飾っている人が多く見受けられますが、オンとオフの境目があいまいになってしまわないよう、メリハリをつけて業務に挑めると良いですね。

③使用頻度が低い資料を置く

使用頻度が低い資料を机の上に置いてはいないでしょうか?

  • カタログ関係
  • 今まで自身が担当してきた業務のファイル
  • いつ使うのかわからない紙資料のタワー
  • 受付箱に入りっぱなしの資料

使用頻度が低いにも関わらず、すぐ手の届く位置に置いておく必要はありません。

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机の上を片付ける簡単な方法

上記の問題をどのようにしたら解消できるのでしょうか?

①紙の資料はPDFに変換する

社内の規定などで決められている資料は紙の保管が必要な場合がありますが、基本的にはPDFにして電子データとして保管しましょう

ただPDFにしただけで何の管理もしなければ、机の上がきれいになってもパソコンの中が散らかるだけです。

以下の点に注意してデータを保管すると、きれいに片付けられることができます。

〇PDFのファイル名のパターンを統一する

例えば僕の場合、以下のように名前を付けています。

こうすることでデータが日付順にソートされますし、パッと見て何をしたい資料なのかすぐに判断がつきます。

日付【どんなファイルか】タイトル_管理番号

→例)181112【設計検討】〇〇〇の強度_△△△△△

〇保管フォルダの統一と階層を作る

例えば以下のようにフォルダの階層を作ると、保管するファイル分類について誰が見ても容易に判断できます。
こうすることで、自分で後で見返すとき、第三者が見た際に迷わないで済みます。

また、会社内の共通サーバなどにフォルダを作るときは、フォルダ作成の権限を特定の人に与え、無限にフォルダが増えないように管理するのも手です。

〇〇課 > 1.開発 > 1.共通 2.スケジュール …
〇〇課 > 2.設計 > 1.共通 2.スケジュール …

PDF化には以下のAdobe Acrobatがオススメです。

【Adobe Acrobatが便利な点】

  • PDFファイルからワード、エクセルにも変換できる
  • PDFファイルの状態で編集できる
  • パスワード設定ができる
  • 12か月版もあるので、お試しで使ってみるものあり

など、他にも様々な機能があるのでオススメです。

②私物は最小限に

私物は最小限にしましょう。

余計な私物は持ってこないことをオススメしますが、どうしても必要なモノは、ロッカーや机の中にしまいましょう。

写真などもオンオフの切り替えの側面と、個人情報であるという点から、スマートフォンの待受画面に設定するくらいの方が良いかなと思います。

③会社の使わない資料は捨てるか、共用の棚にしまう

個人で長い間持ち続けた資料は、おそらく他の人にはどうでもいい資料です。

その資料をいつ見返したか思い出せないようでしたら、処分することをオススメします。

なお、共用の資料は先ほどの共用フォルダに保存する必要があると思いますので、捨ててしまわないように注意が必要です。

また受付箱の資料などは、放置しておくと自分以外の誰かの仕事が滞ることになります

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机の上に物が多いと仕事が遅い理由

①仕事の優先順位が付けられていない証拠

書類が残っているということは、業務が片付いていないということではないでしょうか?

片付いていない業務があると、どんどん中途半端な仕事がたまっていきます。

これは集中して業務を一つ一つこなせていない表れだと思いますが、優先順位を見直すことで解消できます

また、一度全部書類を片付けてしまえば、このまま維持したいという気持ちも沸くので自然と優先順位をつけて業務を推進できるようになります。

②何かを探している時間が長い

片付けができていないので、モノがどこに置いてあるかも分からなくなりがちです。

例えば1時間の間に5分何かを探しているとしたら、1日の業務時間の8時間で40分になります。

月の稼働日20にちで800分(13時間)となり、ひと月で2日弱探し物をしていることになります。

人件費にするとかなりの高額コストになりますよね。

③無駄に残業しがち

机がきれいな人は、最後に机を片付けて退社します。

業務も中途半端にはしないので、「今日はこれとこれとこれをやろう」と一日でやる業務を決めて取り掛かります。

先に計画すると時間内に終わらそうという気持ちが働きますので、結果的に高いパフォーマンスで業務を実施できます

実施できない場合は、業務の仕組みが悪いか、自身の計画が甘かったかのどちらかだと思います。
次回取り組むときに微調整して計画の精度を上げることができます。

まとめ

参考ですが、僕の机の上には以下のモノしか置いていません。

  • パソコンのディスプレイ(本体は机の下の見えない部分に収納)
  • マウス、マウスパッド、キーボード
  • 受付箱
  • 社内用電話
  • 木彫りのインテリア

私物は置かないとか言っといてインテリア置いてますが、僕の場合は「私物を置くぐらいの余裕をいつも持っておく」という意味で1つだけ私物を置いています。

なお、僕の周りの人が月40時間くらい残業している中で、僕は10時間もしていません。

(0にもできますが、マイナスになるとややこしいので、ちょいプラスにしています。

また、以下の本にも書いていますが、『今日使うものしか机に出さない』ということを徹底するというのも手です。
(僕の場合は今日のその時間で使うものしか机に出さないように心がけています。)

働き方改革としてもぜひチャレンジしてみてくださいね。

 

ではまた!

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