ども！テル(@Teritter)です。
仕事を早く終わらせて帰りたいけど、思うように終わらない。机の上に仕事も溜まってきたし、どうしたらいいんだろう。
と言った疑問にお答えします。
本章の内容
- なぜ？机の上が物でいっぱいになってしまう理由
- 机の上に物が無いと仕事が早くなる3つの理由
- たったこれだけ。机の上を片付ける簡単な方法
この記事を書いている僕は、会社の机の上にパソコン、受付箱、電話くらいしか置いていません。
2019年の年間残業時間は45時間ほどで、月あたり3時間45分とほぼ残業をしていません。
なぜ残業をせずに済んでいるかと言うと、机の上に余計なモノを置いていないからだと思います。
余計なモノを置かないことと、仕事のスピードが直接関係あるか疑問に思うかも知れませんが、実は大きく関係あります。
仕事のスピードを上げたい、早く帰りたいという方はチェックしてみてください。
毎日仕事を早く終わらせて、早めに帰りたいですよね。
タップできるもくじ
なぜ？机の上が物でいっぱいになってしまう理由
なぜ机の上がモノでいっぱいになるのか？
その答えを考えることで机の上が汚くなることを防ぐことができます。
本章の内容
- 紙の資料が多い
- 私物をたくさん置いている
- 使用頻度が低い資料を置いている
紙の資料が多い
創業時期が古い会社ほど紙資料をメインで使用する風習が残っています。
例えば以下の資料を紙で残しているので、どんどん机の上を紙が占領していきます。
- 社内報が紙
- 保管する資料が紙
- 会社内の資料回覧が紙
- 会議資料をいちいち印刷する
紙の資料は物理的なスペースを取り、一度放置すると後から見て必要なのかそうでないのかの判断が難しくなります。
紙の資料が重なるとどれが必要で、どれが不要なのか分からなくなり、「とりあえず受付箱に置いておけ。」となっている場合は要注意です。
適当に片付けてしまった代償
適当に置いてしまった資料を毎日探していると、大きく時間をロスします。
例えば資料を探すのに毎日15分時間がかかっているとすると1年で60時間にもなります。
例えば時給が2,000円だとすると、1年で120,000万円もの損失が生まれていることになるので、仕事の効率だけではなく、会社にとっても無駄に人件費を払っていることになってしまいます。
私物をたくさん置いている
以下のような私物を机の置くことでふとリラックスできたりすることは確かにあると思います。
しかし、反対に気が散る原因にもなりますので、置き過ぎには注意が必要です。
- 写真
- 置物
- カバン
- 雑誌、新聞
- スマートフォンの充電器
家族写真を飾っている人は結構いると思いますが、オンとオフの境目があいまいになってしまう可能性もあります。
メリハリをつけて業務に挑めるよう、私物を置く場合は適度にしておいた方がいいですね。
僕も置物を置いてみたことがありますが、何か違うと思って持ち帰りました。
使用頻度が低い資料を置く
以下のような使用頻度が低い資料を机の上に置くと、スペースを無駄に使ってしまうだけでなく、気が散る原因にもなります。
使用頻度が低いにも関わらず、すぐ手の届く位置に置いておく必要はありません。
- 会社のカタログ関係
- 受付箱に入りっぱなしの資料
- いつ使うのかわからない紙資料のタワー
- 今まで自身が担当してきた業務のファイル
机の上に物が無いと仕事が早くなる3つの理由
机の上にモノが無いことと仕事の早さにどんな影響があるか、3つの理由を踏まえて解説したいと思います。
仕事のスピードを早くしたい人必見です。
本記事の内容
- 仕事の優先度が付けられるようになる
- 何かを探している時間が無くなる
- 残業せずに定時で帰れるようになる
仕事の優先順位が付けられるようになる
書類が残っているということはやりかけの業務が途中で放置されているということです。
それらを片付けずにまた次の業務に手を付けると、どんどん中途半端な仕事が溜まっていきますが、優先順位を見直すことで一つ一つ仕事を着実にこなせば次第に机の上は片付いていきます。
一度全部書類を片付けてしまえば、このまま維持したいという気持ちも沸くので自然と優先順位をつけて業務を推進できるようになります。
何かを探している時間が無くなる
片付けができていないと、モノがどこに置いてあるかも分からなくなりがちです。
しかし、片付いていると書類を探す時間がなくなり、フォルダ検索でサッと資料を見つけられるようになります。
この探している時間も人件費が発生するので、上で説明したように本人だけではなく会社にとってもメリットがあります。
書類を探しやすくする方法は後ほど説明します。
残業せずに定時で帰れるようになる
机をきれいに維持しようとすると、業務終了時には机を片付けて退社するようになります。
すると業務を中途半端にやることができなくなるため、「今日はこれとこれとこれをやろう」と一日で実施する業務を決める必要がでてきます。
先に計画すると時間内に終わらそうという気持ちが働きますので、結果的に高いパフォーマンスで業務を実施できます。
To DoリストとPDCAで業務効率改善
To Doリストを使った業務管理方法が簡単なのでおすすめです。詳細は以下に記事にしていますので参考にどうぞ。
決めた業務を実施できない場合は、業務の仕組みが悪いか、自身の計画が甘かったかのどちらかだと思います。
次回取り組むときに微調整して計画の精度を上げることができます。
業務改善の方法であるPDCAサイクルを回せばどんな業務も効率よく改善することができます。PDCAについては以下に記事にまとめていますので参考にしてみてください。
たったこれだけ。机の上を片付ける簡単な方法
机の上を片付ける方法として、具体的な手段を解説します。
本章の内容
- 紙の資料はPDFに変換する
- 私物は最小限に
- 使わない資料は捨てるか、共用の棚にしまう
紙の資料はPDFに変換する
紙の資料はPDF化して電子データとして保管しましょう。
社内の規定で紙資料で保管する必要があったり、ISO監査のエビデンスとして紙が必要な場合があるかもしれませんが、ほとんどの資料はデータで問題ないはずです。
PDF化すれば以下のメリットがあるので、積極的に採用することをおすすめします。
- 検索しやすい
- データ共有が簡単
- どこでも閲覧できる
- 電子サインができる
- 不要なデータを簡単に削除できる
PDFのファイル名のパターンを統一する
ただPDF化するだけでは検索する時に不便ですし、中身が何かイメージできるようなタイトルをつける必要があります。
ここについてその場の思い付きでタイトルをつけていると統一感が生まれず、また検索もしにくくなってしまうので、以下のようなタイトルをつけることをおすすめします。
日付【どんなファイルか】タイトル_社内管理番号など
→例）181112【設計検討】〇〇〇の強度_△△△△△
こうすることでデータが日付順にソートされますし、パッと見てどんな内容の資料なのかすぐに判断がつきます。
保管フォルダの統一と階層を作る
例えば以下のようにフォルダの階層を作ると、保管するファイル分類について誰が見ても容易に判断できます。
また、会社内の共通サーバなどにフォルダを作るときは、フォルダ作成の権限を特定の人に与え、無限にフォルダが増えないように管理するのも手です。
〇〇課 ＞ 1.開発 ＞ 1.共通 2.スケジュール …
〇〇課 ＞ 2.設計 ＞ 1.共通 2.スケジュール …
PDFデータの統合、分離にはCube PDFがおすすめ
Cube PDFというフリーソフトがあります。
以下の特徴があり、会社ではもちろん個人の確定申告や銀行に送るための資料などあらゆるシーンで使うことができるのでおすすめです。
- PDFの統合、分離、順番の入れ替えが可能
- 印刷ページで出力先でCube PDFを選択すればPDF化が可能
会社でもプライベートでも使っています。
私物は最小限に
気が散るのを防ぐため、私物は最小限にしましょう。
リラックスするのに良いかもしれませんが、定期的な掃除が必要だったり面倒なことも増えます。
飾った当初は良いと思いますが、数か月経つとただの風景になっているという場合はそもそも必要がありませんし、写真などはスマホの待ち受けにする手もあります。
使わない資料は捨てるか、共用の棚にしまう
いつ見返したか思い出せないような資料があれば、処分することをおすすめします。
個人で長い間持ち続けた資料はおそらく他の人にはどうでもいい資料です。
- 個人の資料→単に廃棄する。必要であればPDF化してから廃棄する
- 会社共有の資料→共用の棚に戻す。必要であればPDF化してから廃棄する
- 現在進行形の資料→業務ごとに仕分け、推進する
まとめ
POINT
- 机の上が片付けば仕事の優先度が付けられるようになる
- 何かを探している時間が無くなる
- 残業せずに定時で帰れるようになる
- 紙資料はPDF化して廃棄するのがおすすめ
- PDFのタイトルは分かりやすくつけましょう
また、以下の本にも書いていますが、『今日使うものしか机に出さない』ということを徹底するというのも手です。
働き方改革としてもぜひチャレンジしてみてください。
ではまた！
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