【会社の机が片付かない人必見!】業務をスマートにこなすために不要な物4選

会社の机

ども!テルです。

【この記事を読んで解決すること】
・会社の机が片付けられるようになる
・会社の備品で不要なモノが分かる

【この記事を読んでほしい人】
・机の上が片付けられない人
・仕事をもっと早く終わらせたい人

以前以下の記事で机の片付けができていない人は、仕事が遅いという内容の記事を書きました。
参考:仕事のスピードが遅い人必見!机の上を片付けると改善する3つの理由

仕事が遅い理由として以下があげられます。

  • タスク管理ができない
  • 何かを探している時間が長い

モノを保管するために収納グッズが非常に便利ですが、時に不要なモノまでため込んでしまったり、捨てるタイミングを逃してしまうという側面もあると思うんです。

『具体的にどんなモノを無くせば机が片付けられるのか分からない。』という方のために、どんなモノが不要なのかを紹介したいと思います。

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名刺ホルダーは不要

名刺ホルダー

取引先の人と名刺交換をした後、その名刺はどうしていますか?名刺ホルダーにしまって保管するのが通常だと思います。
特に新入社員や会社経験が浅い人ほど、名刺が増えていくのがうれしくて名刺をどんどん集めていく傾向にあるように感じます。

①オススメの名刺管理方法

僕は名刺ホルダーを手放したので名刺をほぼ持っていないのですが、それは名刺以外の方法で情報を管理しているからです。
会社歴が長い人ほど名刺がどんどん増えていくはずですので、机の収納の中を名刺入れが占領している人はチェックしてみてください。

〇スキャンしてPDFデータにする

取引先の方と会った際に、先方の方がぞろぞろと出てきて一度に5枚以上名刺が増えたなんていう経験は無いでしょうか?

そういった場合にオススメなのが、コピー機で名刺をスキャンする方法です。
単純にスキャナーに名刺を並べてスキャンするだけなので、方法としてはとても簡単です。

スキャンしたデータは、グループ共有のフォルダなどに分かりやすい名称をつけて保管しておけば問題ありません。
参考ですが、僕は以下のような名称をつけるようにしています。

参考:190411【名刺】〇〇社_案件名

〇ノートに貼りつける

会社でノートを使っていれば、そこに名刺を貼り付けるのもありだと思います。
日付、打ち合わせ内容などを併せて記入しておけば、いつ、何をしたのかということが分かりやすいですよね。

②名刺を保管する必要が無い理由

〇メールでやり取りをすれば連絡先は分かる

メールでやり取りをしていれば、メールに連絡先の記載があるはずです。
電話したいときは過去のメールを見ればいいわけですから、名刺を取っておく必要はありません。

もしメールのやり取りをしていない方なら、『今日はありがとうございました』くらいの簡単なメールを送ることで、返信メールが来るはずです。

〇案件が終わればその後名刺はほぼ使わない

単発でやり取りする相手の場合、案件が終わってしまえばほとんど名刺を使うことが無くなるはずです。
また、長いプロジェクトや、長期でお付き合いのある相手の場合、メールのやり取りや携帯に連絡先を登録しているはずなので、こちらも名刺は不要です。

僕の場合はオンタイムで動いている案件でやり取りする方の名刺しか持っていません。
なので持っても10枚くらいなので、名刺ホルダーはクリップで事足ります。

③名刺の廃棄

名刺は大切な情報です。そのまま可燃ごみに捨てると情報漏洩のリスクがありますので注意が必要です。

〇家庭用シュレッダー

家庭用や少人数の事務所には以下がオススメです。
おなじみアイリスオーヤマのシュレッダーですね。

〇事務所用シュレッダー

こちらは業務用です。

CD、DVD、A4用紙など、名刺以外にもガシガシ処分したい方にオススメです。
また、20分連続で使用できるなど、能力も高いです。

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大きいサイズのファイルは不要

大きいファイル

大きなファイルは紙資料を蓄えてしまう原因にもなります。
ファイリングするルールがきっちりと決まっていれば良いですが、そうでない場合は担当が変わってしまった瞬間に『捨てても良いか分からないモノ』になってしまいます。

①オススメの紙保管方法

PDFにして共用のフォルダに入れておくことをオススメします。そうすることで以下のメリットがあります。

【PDF保管のメリット】
(データ保管ルールが決まっている前提です。)
・検索性が向上する
・タブレットやノートPCがあればどこでも資料を見れる
・案件ごとにデータ整理ができる

PDFデータ管理の仕方については、先に書いた以下の記事を参照してみてください。

②大きなファイルが必要ない理由

〇紙の管理をより難しくする

紙の管理をする上でよく使われれる大きなファイルですが、以下のようなデメリットがあり、紙の管理をより難しくする原因にもなります。

【大きなファイルを使うデメリット】
・ファイルがずらっと並んでいて一見資料がたくさんあるように見えるけど、実は中身がスカスカ
・1つの案件でファイルを3つ使って、気付いたらバラバラの場所に保管されていた
・捨てるタイミングが分からず古い資料と新しい資料が混在

〇業務の引継ぎに向かない

紙資料を保管した人と、その紙資料を引き継いだ人の保管ルールが異なった場合。
例えば前者は紙資料なら関係する紙は全て保管する人で、後者が必要な部分しか紙資料を保管しない人だった場合です。

後者からしたら引きついだ資料は必要なモノと不要なモノがごちゃまぜになっていることになるので、これではスムーズに業務を進めることはできません。

このように個人のルールが確立されていると、途端に不便なモノになってしまいます。

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ノートや使わない参考書は不要

ノート

過去に使っていたノート、使っていない参考書が無いでしょうか?
こちらも机の中を埋める原因にもなるので注意が必要です。

①ノートが必要ない理由

ノートはタスク管理をするのに向いていません。
性質上、その日にあったことのメモ、スケジュールの管理などが用途になるのですが、今はノートPCやタブレットの方がタスク管理としては明らかに優れています。

【管理はPCやタブレットで代替】
タスク管理:MicrosoftのOutlookについているタスクアプリや、Windowsやアップルに標準で入っているメモアプリ
スケジュール管理:MicrosoftのOutlookについているスケジュールアプリや、Google カレンダー

顧客の目の前でパソコンカチカチやることに抵抗がある方は、ノートにササっとメモして後でPCにタスクを入力すれば良いと思います。
なお、僕は100均で売っている厚さ1.5cmくらいのノートをメモとして使っています。

このノートに1案件1ページなど、広々とメモを取るようにしてとにかく見やすさに気を付けています。
モレスキンなどの高額なノートはなかなこんな使い方はできないと思いますが、100円均一ならストレス無く使って、最後のページまでいけば捨ててまた同じモノを買えばいいのです。

②使わない参考書が必要ない理由

いつか読むかもと思ってとってあるケースが非常に多いと思います。
しかし、1年以上使っていなければ、その事実をもとに手放した方が良いと思います。

本の断捨離については以下の記事を参考にしてみてください。

まとめ

POINT

  • 名刺はPDFデータで管理
  • 大きなファイルは紙資料をため込む原因になるのでPDFデータで管理
  • ノートは単なるメモ。PCやタブレットでタスク管理しよう
  • 参考書は使ってない事実を元に、手放しましょう

これだけのモノが机からいなくなれば、かなり片付くと思います。
いきなり全てやるのは難しいかも知れませんが、日進月歩でコツコツ進めていきましょう。

 

ではまた!

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