まず最初に見てほしいページ

最初に見てほしいページ

オススメの記事、カテゴリをまとめています(こちら

【仕事で一目置かれる方法】改善のマインドで便利、時短を追及して部署全体の効率を上げる

改善を探す

ども!テルです。

【このブログを読んで解決すること】
・仕事で一目置かれる方法が分かる
・仕事の改善方法の例を知れる

【このブログを読んでほしい人】
・仕事の進め方で困っている人
・自分の意見が通らない、認めてもらえない人
・定時で帰れない人

サラリーマンの皆さん、普段どのような仕事の進め方をしていますか?
サラリーマンだったら与えられたタスクを期限内にこなすというのが基本的な仕事のスタンスだと思います。

ただその仕事の進め方については、代々決まっているやり方もあれば、特に決まっておらず、個人の裁量に任されている場合もあるでしょう。
例えば代々決まっているやり方は昔のやり方のままという場合が多く、紙資料のやり取りなど時代に合っていない場合があります。
反対に個人の裁量に任されている場合は、アウトプットが人によってバラバラで仕事の質にムラが出てきます。

仕事というのは無駄がとても多いです。ですが、その無駄を無くすのは通常の仕事の含まれていない場合が多いです。
どんな仕事の進め方でも与えられた仕事だけをこなしていたら、一目置かれることはありません。

しかし、皆がやらない「無駄を無くす(カイゼン)」を進めると皆の見る目が変わってきます。
見る目が変わると仕事も進めやすくなるし、定時退社もしやすくなったりします。

仕事の進め方に悩んでいる方に必見の内容です。

スポンサーリンク

改善(カイゼン)の人になれ

改善の人

①改善(カイゼン)のポジションはほとんどの場合、不在

トヨタ自動車の会社経営の根幹である改善(カイゼン)にも言われているように、世の中、製品をより良くしていこうという考えです。
海外でもそのまま”kaizen”と表現されるほど広く知れ渡っています。

改善はトヨタ自動車に勤めていなくても、「今を良くする」ということでどんな会社、どんな環境でも使うことができます。
家事だったらスコッチブライトを使って掃除の時間を短くできたとなれば、それも立派な改善です。
(すいません記事紹介で。。。)

会社には〇〇のスペシャリストという方は何人もいると思います。
例えば材料や、機械、英語、試験などですね。

ただ、カイゼンのスペシャリストはいないのがほとんど。
この開いているポジションを取るために、カイゼンを業務の中で実施し、それを部署に展開するということを繰り返します。

これを繰り返すことで、カイゼンの人というポジションを得られ、様々な仕事がやりやすくなります。
僕は転職して5年目ですが、実際にカイゼンの人というポジションになっており、このポジションはかなりオイシイと思いますね。

②改善(カイゼン)のポジションはおいしい

改善(カイゼン)のポジションにいますが、このポジションはおいしいと思います。
例えば業務の中で相談されることが多くなります。

【相談される内容】
・新しい仕組みを考える時
・社内規格、規則を考案、変更する時
・何らかの意思決定をする時

要は部署のリーダーが相談されるようなことを相談されるようになるんです。
改善は経営的な要素を含んでいるので、当然リーダーからも一目置かれやすくなりますよね。

僕がこのポジションになってからは色々なことに遠慮をしなくなりました。
例えば以下です。

【僕が遠慮をしなくなったこと】
・定時退社
・飲み会に行かない
・人に意見すること
・規格に課題があれば変える

控えめに言って仕事が楽になりましたね。
様々な忖度(そんたく)をせずに済むようになってきたので、仕事と家庭の両立はもちろん、嫌だった仕事も苦痛ではなくなりました。

といった感じで、改善(カイゼン)のポジションはおいしいし、仕事も楽になります。

スポンサーリンク

改善(カイゼン)の具体的な方法

改善の方法

①電子データの整理整頓

紙の管理方法は昔から決まったやり方があるとおもいますが、電子データの整理整頓って意外とやられてない場合が多いのではないでしょうか?
例えば皆が好き勝手にフォルダやファイルを作り、どこに何が保存されているか分からない状態ですね。

そうなってくると以下のようなデメリットが考えられます。

【電子データを整理しないと起こるデメリット】
・データの重複保存
・新旧データの混在
・データを探す時間の無駄

など、無駄が無駄を呼び、部署全体でいったら相当な時間を取られている場合があります。
この場合、取れる手段は3つです。

〇新しいルールを構築する

新しいフォルダの階層を作り、電子データ内容に適したタイトルをつけるなどして新しく分かりやすいルールを作ります。

メリットは新しく作り直すので、要不要のデータが分かり、きれいにまとめられます。
デメリットは一人ではできないので、皆の協力が必要になってきます。

改善の人というポジションを得られている場合は良いですが、初めてやる場合には中々ハードルが高いかも知れませんね。

〇フォルダごと整理整頓する

必要なデータ、不要なデータをそれぞれ作った方に確認し、地道に整理していく方法です。

メリットは一人でもできるし、改善しようとしていることを周囲にアピールできます。
デメリットは改善することを周囲に伝えてから行わないとやってるそばからデータを保存される場合がありますし、やるのに時間もかかるので最後まで続けられないかも知れません。

また、個別にデータのショートカットファイルなどをパソコンのデスクトップに貼ったりしている場合もあるので、データ整理をすると怒られる場合もあります。

〇リンク集を作る

これは僕も実践した方法なのですが、データの整理整頓はいったん置いといて、使えるデータのリンク集をエクセルなどで作成します。
まずは自分で使うデータのリンクをカテゴリごとに分けて見やすくします。
ひたすら繰り返し、イイ感じに充実したところで部署に「リンク集作りました。良かったら使ってください」という感じで展開します。

データ登録の方法が定まっていなかったり、使うデータが多すぎるなどの場合、リンク集は重宝されます。

僕は転職してまず、どこに何のデータが保存されているか分からず、周りの人も分からないという感じだったので非常に困りました。
なので、自分の業務を円滑に進めるために始めたリンク集ですが、後から入ってきた方にも便利かなと思い部署内に展開したんです。

今では多くの人が使っているので、皆同じ悩みを抱えていたんだなと思いますね。
(常に誰かがリンク集を開いているので編集はやりにくくなりましたが。。。)

②紙資料の電子化

紙資料のメリットは無いですので、できるだけ電子データ(PDF)に替えましょう。
PDF化のメリットは以下です。

【PDF化のメリット】
・資料タイトルをつけることで探しやすくなる
・電子データと紙データの重複が無くなる
・机の上や棚が片付く

「ISO9001の監査対象の資料は取っておく必要がある」とか勘違いしている人がたまにいますが、監査は電子データで大丈夫です。紙データである必要はありません。

PDF化したデータは以下のように日付とカテゴリを示すと検索性が向上しますので参考に。
例)190528【検討資料】〇〇の強度計算

スポンサーリンク

まとめ

POINT

  • 改善のポジションは不在の場合が多い
  • 改善の人になると意見も通りやすくなるし、おいしい
  • まずはデータの整理整頓を行うのがオススメ

誰もやらない、紙や電子データの整理整頓。
ですが、やると重宝され、改善の人になれる糸口になります。

他にも様々な無駄が職場には眠っていると思うので、是非カイゼンを試してみてくださいね。

 

ではまた!

この記事のURLをコピーする

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

ABOUTこの記事をかいた人

あらゆる無駄をサラリとかわすサラリーマン。 物心ついたころからモノを持たないことを心がけ、気付いたらミニマリストでした。仕事では誰とも付き合わず、ひたすら仕事を早く終わらせて定時で帰ること目的としています。 サラリーマンのかたわら事業として不動産賃貸業もしているので、このブログではミニマリスト、合理化、不動産投資について主に発信していきます!