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【仕事や家事、片付けの改善】PDCAのサイクルを使えば、誰でも何でも改善できる理由

PDCA

ども!テルです。

【この記事を読んで解決すること】
・PDCAサイクルの手法が分かる
・仕事や家庭の作業について具体的な改善のステップが分かる

【この記事を読んでほしい人】
・日々の改善の方法が分からない人
・何でも時間がかかりがちな人

以前以下の記事で改善について書きましたが、改善の手法としてPDCAについて聞いたことはありますでしょうか?
参考:【仕事で一目置かれる方法】改善のマインドで便利、時短を追及して部署全体の効率を上げる

サラリーマンの方なら聞いたことがあると思いますが、以下の頭文字を取った改善の手法です。

  • Plan  計画
  • Do    実行
  • Check 評価
  • Action 改善

実際には計画→実行→評価→改善→計画・・・と繰り返すのが基本なのでPDCAサイクルというような言い方をします。
このPDCAサイクルは誰でも簡単に使える改善方法ですので、仕事や事業はもちろん、家庭にまで応用できます。

改善の方法が良く分からない。という方の参考になると思いますので、具体的なステップで紹介します。

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PDCAサイクルの基本:ステップの説明と活かせるシーン

PDCAの基本

①PDCAの各ステップの説明

P:Plan 計画

過去の実績からどのような進め方、手配の方法など、最適だと思われる手段や日程を計画します
PDCAはサイクルであり、継続的に回す方法なので初めての場合や過去の実績が無い場合は超適当でいいんです。

例えば1週間後までにこの仕事を終えるというざっくりな計画でもOKです。
よりスピードを早めたいなら、仕事を細分化してA、B、Cの小さい仕事に分け、Aを明日、Bを3日後、Cを5日後、最終確認を7日後までに実施するというように細かく計画すると後で分析がしやすいです。

改善のステップまで行ったら計画のステップに戻り、前回の流れの改善点を反映させた計画を組みます。
例えばCをDとEに分けてDを外注するので、Aを明日、Bを3日後、Eを5日後、最終確認を7日後までに実施するといった感じです。

D:Do 実行

計画に沿って実行します。
思いつきとかダメです。お出かけする前にあの店に行くと決めたらどんなオシャレな店があっても入ってはいけません(笑)
僕なら入りますけどね。後程説明しますが、PDCAは使うシーンを選ぶ必要があります。

C:Check 評価

計画に沿って実行できているか評価します。
上記の例で言うと、Aを1日後、Bを3日後、Cを5日後に実行できたかどうかを確認します。

A:Action 改善

評価した結果に対して、遅れが出てしまった場合、それに対して改善を行います
例えば上記の例で言うとCが6日後までかかってしまったのでなぜか分析します。
思うより時間がかかってしまったのなら外注するとか人を雇うとか、仕事の順番を変えるとか色々やり方が考えられます。

②PDCAサイクルを使うシーン

PDCAの考え方はどこでも使えるワケではありません。例えば以下のような場合ですね。

【PDCAを使わない方が良いシーン】
・一回きりの作業
・その時の感性や感情のままに行動したい時

たった一回しかない作業はサイクルを使えないので、一回目で全力を出してください。
ただその一回のための練習にはPDCAを使えるはずです。

また、ウィンドウショッピングや旅行先などにはPDCAは使わない方が良いですが、スノボやサーフィンなどには使えますね。

【PDCAを使うシーン】
・繰り返し実施する作業
・論理的に実施し、無駄を無くしたい作業

仕事なら日々のルーチン業務、家庭なら片付け、皿洗い、子供関係で発生する作業などです。
では具体的に日々のどんな作業に応用できるか説明します。

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PDCAを取り入れた具体例:仕事と家庭の場合

PDCAを取り入れた具体的な事例

①仕事にPDCAを取り入れる場合

長期の業務の場合、例えば以下のような計画表を作成し、計画に沿って実行する方法です。
以下の情報を盛り込むことで、より精度を上げて実行できると思います。

PDCAの例

ポイントは以下です。

【PDCAの計画表を作る際のポイント】
・担当者を決めて責任の所在を明確にする
・達成度を見える化して進捗度を確認する
・計画の項目は全て事前に作成して、進捗度によって修正する

という感じですね。改善のサイクルをできるだけ見やすく、実行すべきことを分かりやすくするというのが本来の目的です。
部署で共有をするのも簡単かつ分かりやすいので、是非実践してみてください。

②家庭にPDCAを取り入れる場合

〇家事の場合

日々のルーチン作業なので上記のような計画書を作る必要はありません。
1日で実施した内容を振り返り、次の日に活かせばOKです。

家事の振り返りは日々繰り返すからこそ改善が必要ですが、そういうものと思い込むと改善しようとすら思わなくなる可能性があります。
毎日繰り返すものほど改善の余地があると思い、実行しましょう。

1日30分短縮させただけでも、1年で180時間≒11日間の起きている時間相当ですので、改善の効果はかなり大きいです。

具体的には以下のようなものを取り入れることで、劇的に家事の時間を短縮できます。
手っ取り早く時短を狙うなら取り入れた方が良いと思います。

【家事の時間を短縮できるモノ】
・掃除が簡単になるモップ
・食器洗い乾燥機
・乾燥機付き洗濯機
・お掃除ロボット
・圧力鍋
・布団乾燥機

〇買い物の場合

あれが無い。これが無い。と無くなったことに気付いてから慌てて買いに行くことは無いでしょうか?
そういった場合も月々消費するモノを分析していつのタイミングで買うか(発注点と言います)決めておくのが良いと思います。

具体的にはお米、おむつ、調味料などの開封日をカレンダーに記録してどれくらいで無くなるかを確認します。
その日数が分かれば、後は無くなる1週間くらい前にネットなどで発注すればOKです。

ロハコやamazonパントリーで日用品をまとめ買いするのもお得だと思います。

 

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まとめ

POINT

  • PDCAサイクルで改善を論理的に実行できる
  • 業務を見える化することで、共有と改善が簡単にできる
  • 家事は時短と買うタイミングを追求することで効率化できる

計画を立てるにも具体的な数字が必要です。
日々数字を計画と目標に設けるようにすると、達成するのもハードルが低くなると思います。
是非PDCAサイクルを生活の中に取り入れてみてください。

 

ではまた!

 

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