【仕事や家事に最適】継続改善と時短の手法『PDCAサイクル』の使い方と具体例を解説

PDCA・生活の改善
この記事は約7分で読めます。

ども!テル(@Teritter)です。

PDCAサイクルってどうやって進めるんだろう。使い方を知りたい。

と言った疑問にお答えします。

本記事の内容

  • PDCAサイクルの基本:ステップの説明と活かせるシーン
  • PDCAを取り入れた具体例:仕事と家事の場合

この記事を書いている僕は、仕事でも家事でも常に改善を行うことでできるだけ時間をかけない工夫を怠らないようにしています。

というのも、めんどくさがり屋なので時間をかけないで何とかならないか?ということを常に考えているんですね。

テル
テル

割と後ろ向きな理由です。

そこで僕が使う手法がPDCAというモノです。

  • Plan(プラン)    計画
  • Do(ドゥ)       実行
  • Check(チェック)  評価
  • Action(アクション) 改善

この工程をP→D→C→A→P→・・・という順番で回していくことで仕事、作業を改善し、効率の向上をはかるというモノです。

このPDCAサイクルは誰でも簡単に使える改善方法ですので、仕事や事業はもちろん、家庭にまで応用できます。

無駄を省ける=人生の余白を生み充実度を上げられるということです。

この方法を知っているか知らないかで人生の充実度が大きく異なることになると思いますので、仕事、家事の効率を上げるためにチェックしてみてください。

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PDCAサイクルの基本:ステップの説明と活かせるシーン

PDCAの基本

この章ではPDCAの基本的な説明をします。

PDCAを知るまでは『んだそれ。意味あんのかよ。』と思っていたのですが、今はPDCAを回さずにはいられなくなってしまいました。

本章の内容

  • PDCAの各ステップの説明
  • PDCAサイクルを使うシーン

PDCAの各ステップの説明

PDCAについて、ステージごとにそれぞれ解説していきます。

一番重要なのはまずは改善が必要な作業・工程を見つけるということであり、その改善が必要な作業に対してPDCAを当てはめていきます。

P:Plan(プラン)計画

過去の実績を考慮こうりょし、どのような進め方、手配の方法など、最適だと思われる手段や日程を計画します

PDCAはサイクルであり、継続的に回す方法なので初めての場合や過去の実績が無い場合は超適当でいいです。

例えば1週間後までにこの仕事を終えるというざっくりな計画でもOKですが、先ほどのTo Doリストのように作業レベルで細分化していつ何をやるか?という予定を立てた方がうまく行きやすいです。

最後のA:Action(改善)のステップまで行ったらPlanのステップに戻り、前回の流れの改善点を反映させた計画を組みます。

D:Do(ドゥ)実行

計画に沿って実行します。

思い付きで計画と違うことをすると、後で振り返りができなくなるので注意が必要です。

C:Check(チェック)評価

計画に沿って実行できているか評価します。

厳密にやる必要はなく、ちゃんとスケジュール通りできているな。とかの確認なら数秒で終わります。

A:Action(アクション)改善

評価した結果に対して、遅れが出てしまった場合、それに対して改善を行います

思うより時間がかかってしまったのなら以下のように何か方法は無いか考えます。

  • 外注する
  • システム化する
  • 仕事の順番を変える
  • 余計な作業は無いか考える
テル
テル

必要があれば社内規格の見直しも検討しましょう。

PDCAサイクルを使うシーン

PDCAの考え方はどこでも使えるわけではありません。

例えば一回きりの作業の場合はPDCAを使えませんし、アートなどその時の感性や感情のままを表現したい場合は過去の枠にはまらない方が良いと思うので使わない方がいいです。

PDCAは基本的に以下のようなことが対象で、繰り返しの改善が期待されるモノに当てはめられます。

  • 勉強
  • スポーツ
  • 繰り返し実施する作業
  • 毎日の生活で日々行っていること
  • 様々な工程を経る必要がある長期のプロジェクト

具体的に日々のどんな作業に応用できるか次章で説明します。

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PDCAを取り入れた具体例:仕事と家事の場合

PDCAを取り入れた具体的な事例

仕事、家事それぞれにPDCAを当てはめる具体例を紹介します。

本記事の内容

  • 仕事にPDCAを取り入れる場合
  • 家事にPDCAを取り入れる場合

仕事にPDCAを取り入れる場合

長期の業務の場合、例えば以下のような計画表を作成し、計画に沿って実行する方法です。

目的や期日などの情報を盛り込むことで、より精度を上げて実行できると思います。

PDCAの例

ポイントは以下です。

    • 担当者を決めて責任の所在を明確にする

達成度を見える化して進捗度を確認する

計画の項目は全て事前に作成して、進捗度によって修正する

改善のサイクルをできるだけ見やすく、実行すべきことを分かりやすくするというのが本来の目的です。

計画、実行をしても改善点を見つけられなければ意味がありません。知見のある方にヒアリングするなど、常にトライアンドエラーで進める必要があります。

この資料を作っておけば部署で共有をするのも簡単かつ分かりやすいので、ぜひ実践してみてください。

家事にPDCAを取り入れる場合

家事の場合

日々のルーティーンなので上記のような計画書を作る必要はなく、その日に実施した内容を振り返り、次の日に活かせばOKです。

家事の振り返りは日々繰り返すからこそ改善が必要ですが、家事は時間がかかるモノと思い込むと改善するのが難しくなります。

毎日繰り返すものほど改善の余地があると思い、実行しましょう。

具体的には以下のようなものを取り入れることで、劇的に家事の時間を短縮できます。

  • 布団乾燥機 →布団干す手間を省く
  • ハンディ掃除機 →ちょっとした掃除に便利
  • お掃除ロボット →勝手に掃除してくれる
  • 乾燥機付き洗濯機 →干す手間が省ける
  • 掃除が簡単になるモップ →掃除の時間を短縮する
  • 圧力鍋(ほったらかしで料理できる鍋など) →料理時間を短縮する

上記にかけるお金に対し、見合った成果を得られるか?が判断のポイントです。

例えば毎日やる作業が5分改善されるだけでも1年では30時間になります。

仮に時給が1,000円(1時間の価値)だとしたら、30時間は30,000円で、5年で150,000円にもなります。

つまり5分でも短縮出来たらかけた費用は回収できますので、積極的に採用しましょう。

家事が時短になる商品を以下の記事で紹介していますのでチェックしてみてください。

【大掃除に最適】スコッチブライトのフロアモップで時短掃除する方法を解説
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【ズボラ家事のススメ】どうしても忙しい時の救い。やらない選択が取れる家事4選
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買い物の場合

あれが無い。これが無い。と無くなったことに気付いてから慌てて買いに行くことは無いでしょうか?

そういった場合も月々消費するモノを分析していつのタイミングで買うか(発注点と言います)決めておくのが良いと思います。

具体的にはお米、おむつ、調味料などの開封日をカレンダーに記録してどれくらいで無くなるかを確認します。

その日数が分かれば、後は無くなる1週間くらい前にネットなどで注文すればOKです。

ロハコやamazonパントリーで日用品をまとめ買いするのもお得だと思います。

【ストックを効率化】ロハコ

  • Yahoo!マネーが使える
  • Tポイントが使える・貯まる
  • 税込3,300円以上で送料無料
  • 無印良品や成城石井の一部商品が買える
  • Yahoo! JAPAN IDが使えるので登録が楽
  • 最短当日配送、他の地域もほぼ翌日に配送

【ストックを効率化】amazonパントリー

  • 一人暮らしに便利なラインナップ
  • 日用品や食料を割安で購入できる
  • 新生活に必要な日用品や食品がまとめて買える
  • Amazonアカウントがあれば一般会員でも利用できる
  • 送料の方が高くつきそうな小さなモノでも1点もしくは少量から買える

また、お米はネット購入の方が安く、重いモノの持ち運びをしなくて良いというメリットがあります。

どれだけ安いコメがあるのか、選ぶポイントなどを以下記事にまとめていますので参考にどうぞ。

【スーパーで購入するのはむしろ損】お米をインターネットで買ってみて感じたメリット3つ
スーパーでお米買って帰るのはたいへん。何とかならないかなあ。ネットでお米買うっていってもどこのを選べばいいんだろう。と言った疑問にお答えします。断捨離・ミニマリストメディア『それいる?』では生活の時短アイディアについて多数掲載しています。
先入れ先出しでルール化。工場生産方式を応用した合理的なストック効率化、断捨離方法を解説
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まとめ

POINT

  • PDCAサイクルで改善を論理的に実行できる
  • 業務を見える化することで、共有と改善が簡単にできる
  • 家事は時短と買うタイミングを追求することで効率化できる

計画を立てるにも具体的な数字が必要です。

日々数字を計画と目標に設けるようにすると、達成するのもハードルが低くなると思います。

是非PDCAサイクルを生活の中に取り入れてみてください。

【サラリーマンの時短術5選】定時で帰れない人必見!徹底改善でワークライフバランスをイイ感じにする
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ではまた!

 

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