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【残業ばかりのサラリーマン必見】時短会議のススメ。会議を20分で終わらせる方法とは

会議

ども!テルです。

サラリーマン、OLの皆さん。会議多くないですか?

僕も一時期は会議ばかりしていた記憶があります。報告を受けるだけの会議だったり、え?自分いるの?という会議だったり。
それで意思決定できる会議だったらいいのですが、どうしようね。みたいな感じで終わってしまう場合もあります。

さんざん時間を使ったあげく、何も進まないというのは生産性が低いということです。
興味深いデータがあるのですが、日本の労働生産性はOECD に加盟している36カ国中20位だそうです。生産性がリアルに低いというのがデータでも出ているということですね。

OECDデータに基づく 2017 年の日本の時間当たり労働生産性(就業 1 時間当たり付加価値)は、47.5 ドル(4,733 円/購買力平価(PPP)換算)。米国(72.0 ドル/7,169 円)の 3 分の 2 程度の水準に相当し、順位は OECD 加盟 36 カ国中 20 位だった。
引用元:公益社団法人 日本生産性本部

ちなみに、OECD(経済協力開発機構)は、ヨーロッパ、北米を中心とした国々によって、国際経済全般について協議することを目的とした国際機関です。

日本で暮らしているんだから、そのままで良いという方もいると思いますが、最近になってリストラ=普通のコトになりつつあります。

上記の6万人はほとんどが有限である時間というリソースをうまく使えなかった人達だと思います。(中には仕事できるのにリストラにあった人もいると思いますが)

転職でうまくいけばいいですが、リストラされた社員を雇いますという企業はなかなかないと思いますね。
最近は外国人労働者が低賃金で仕事を受け入れてくれるので、高給取りの使えない人はどこも採用しないわけです。

ではどうするか?誰もが平等に持っている時間を有効に使って成果を出すしかないですよね。
そのためには時間泥棒の会議を圧縮することをオススメします。

前置きが長くなりましたが、なぜ会議時間を圧縮する必要があるか、どうしたら会議時間を圧縮できるかを解説します。

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時間泥棒?会議時間を圧縮する理由

時間泥棒

何のための会議なのか分からない

会議の目的や最終的な着地点が分からない会議がよくあります。ほとんどが準備不足でとりあえず集まったというのが原因ですね。

着地点が決まっていないと論点がズレやすく、ひたすら発散するので時間の無駄と言えます。

僕も他部署の偉い人と打ち合わせをした際に、プロジェクトの進捗状況の話から、方向性のない今後の進め方についての議論になったことがあります。
その日は結局3時間も打ち合わせして最終的に何も決まらず、帰る時間が遅くなってしまいました。

あの時また今度要点を整理して打ち合わせをさせてくださいと言えればそうならずに済んだと思うと悔やまれます。

やることだけが決まっている定例会

これもありがちで、毎週設定されている定例会。これは無駄の温床になっている場合が多いです。
というのも、議題が決まっていればいいのですが、定例会というタイトルだと何を話すのか分からないですよね?

結局は最近の報告を順番にやっていって、時間目いっぱい使ってやった気になってしまうというケースもあるかと思います。
実際はほとんど進められておらず、ただのコミュニケーションで終わってしまうという感じですね。

普段からのコミュニケーション不足が原因の可能性もあります。

会議のレビュアーが議論をかき回す

当事者のみならまだ議論は前に進めることができるのですが、レビュアー的な立ち位置の方がいるとやっかいですよね。

変に経験が豊富なので、昔はこうだったからこうすべきだ!とか、あれは検討しているのか?とか。。。
当事者じゃ無い分、スケジュールのことはお構いなしで言いたいことだけ言いがちです。

全部言われた通りにしてしまうと、昔の経験則に従ったアイディアに縛られ、何も新しいことができなくなってしまいます。
そうなっては業界で生き残ってはいけませんよね。

確かに重要で検討が漏れていた点を指摘してくれる場合もあるので、指摘事項は取り入れつつもスケジュールに沿って進めるというのを心がける必要があります。

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会議時間を圧倒的に短縮する方法

会議時間の短縮

会議は準備で9割は決まると思っています。
以下を実施することで会議時間を20分以内にできますので、ぜひ実践してみてください。

会議の案内を展開する際に明確にしたいこと

まずは以下を明確にして案内を出しましょう。案内からどんな会議をするというのが読み取れれば受け手の準備もしやすいです。

会議案内の際に明確にすること

  • 会議をする目的:なぜ会議をする必要があるのか共有できる
  • 目標の設定:スケジュールの共有や、アイディア出しなど会議のゴールを設定します
  • 開催日時、場所、参加者:関係ない人がいないかチェックします

一番大事!会議前に実施すること

会議前に以下を実施することをオススメします。これが会議を20分で終わらせるための最大の肝となります。

会議前に実施すること

  • 会議資料は会議2日前に展開する
  • 会議資料を会議実施前までにしっかり読んでおいてもらう
  • 事前に宿題がある場合は、何をどうするか(できればフォーマットなど)を連絡する
  • 質問事項は参加者にまとめておいてもらう

これらが最も重要な点ですね。
僕は実際にこの方法を使っており、昔だったら1時間半かかるような会議でも、20分くらいで終えることができるようになりました。

これをしないと会議資料の内容を説明するところから実施する必要があり、非常に時間がもったいないですし、質問も的を得ていないモノになる可能性が高いです。

会議を実施する際に決めておくこと

会議をより短時間で終わらせるかは進行する方の腕の見せ所になりますが、以下2点を実施すれば時短会議の補助になると思います。

○進め方を決める

目的、目標、会議資料があれば特に問題ないかとは思いますが、最後にまとめをしないと会議は発散したままになります。
基本的な会議は以下の進め方になると思いますので、最後のまとめの際には反対意見や提案などを考慮してその場で決められないモノに限って宿題にするなどの配慮が必要です。

情報の共有 > 意見の発散 > 意見の収束 > まとめ

宿題の回答は議事録に書いて展開するというのも手としてあります。

○方向性を決める

『定刻になりましたので会議を始めます。』と言ってはいませんか?
それではもったいないです。というのも会議の目的や目標を設定したので、それを会議冒頭に改めて言うことで、参加者を束ねて方向付けることができます。

『今日は〇〇の目的のため集まって頂きました。△△まで決めたいと思いますので、××分までに終われるよう進めていきます。』
という感じですね。

いくらメールで目的、目標を共有できていると言っても、口頭での意識付けは必要ですし、年配者やレビュアーの方がいる場合は会議の邪魔をしないよう、けん制にもなります。

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まとめ

POINT

  • リストラされないためには時間を有効活用できるようになろう
  • 会議は目的、目標の設定が大事
  • 事前に資料や宿題を展開しておくのが時短会議の肝
  • 会議本番では進め方を決め、方向性を参加者と共有すると更に時短になる

会議時間を短縮できれば本来の業務時間も増え、結果的に早く帰宅することができます。

一番無駄な時間を費やしている会議の短縮。ぜひ実施してみてください。

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ABOUTこの記事をかいた人

あらゆる無駄をサラリとかわすサラリーマン。 物心ついたころからモノを持たないことを心がけ、気付いたらミニマリストでした。仕事では誰とも付き合わず、ひたすら仕事を早く終わらせて定時で帰ること目的としています。 サラリーマンのかたわら事業として不動産賃貸業もしているので、このブログではミニマリスト、合理化、不動産投資について主に発信していきます!