ども！テル(@Teritter)です。
なかなか定時で帰れないなあ。家庭との両立もしっかりしたいし、仕事を早く済ませるにはどうしたら良いんだろう。
と言った疑問にお答えします。
本記事の内容
- 多くのサラリーマンができていない優先順位のつけ方
- PDCAサイクルを使って業務効率を上げる方法
- 仕事の無駄を省いて時短する方法3選
この記事を書いている僕はサラリーマン歴11年目（2020年）で、職場では中堅社員の位置付けです。
仕事量はそれなりにありますが、家庭とのバランスを保つために毎日定時で帰ることを心がけています。
そのかいもあり、2019年の年間残業時間は45時間で、1月あたりで言うと3時間45分まで抑えることができました。
部署全体としては平均的に20~30時間は残業している所なので、僕がいかに残業しないようにできているかが分かると思います。
なぜ残業時間を抑えることができているかというと、大きく分けて以下の3点があります。
- 優先順位を決めて取り組む
- 業務の継続的な改善をする
- 時短になることを積極的に取り入れる
なかなか定時で帰れないけど本当は早く帰りたい方、早く仕事をこなしてもっと仕事をしたい方はチェックしてみてください。
僕は今の仕事にあまり興味がないので、早く帰りたい派です。
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多くのサラリーマンができていない優先順位のつけ方
優先順位といっても今日やる仕事でいっぱいいっぱいという方もいると思います。
しかし、いざ仕事をやると、『これ今日じゃなくても良かったわ。』ということが過去に無かったでしょうか？
この章では優先順位の決め方について解説します。
本章の内容
- 仕事を期日ごとに分類する
- To Doリストを作成して確実にこなす
- できない場合は理由を考える
仕事を期日ごとに分類する
まず優先順位の決め方として、仕事を以下のように分けます。
- 今日が期日の仕事
- 1週間以内にやるべき仕事
- 1か月以内にやるべき仕事
- それ以上長期の仕事
優先順位＝仕事の期日で決めるのが一番分かりやすいため、この方法で分類するのがおすすめです。
仕事が遅い人は、ここの優先順位がばらばらになっている場合が多いイメージです。
To Doリストを作成して確実にこなす
To Doリストをエクセルで作成します。
上記で分類した仕事を作業レベルまで細分化し、以下のようにTo Doリストに記入します。
- 関連フォルダのリンクを貼ると便利
- 案件ごとの期日と作業の期日を記入する
- 案件ごとに作業レベルでやるべきことを記入する
できない場合は理由を考える
To Doリストは毎日更新します。
もし期日通りにできなかったら、なぜできなかったのか？を考え、次回同じことにならないよう対策をします。
ありがちなのが突発業務で予定通り行かないというモノです。
そういった場合、突発業務があることを前提とし、毎日の業務に1～2割くらいの余裕を持たせるようにしておくと良いです。
PDCAサイクルを使って業務効率を上げる方法
PDCAとはPlan（プラン）・Do（ドゥ）・Check（チェック）・Action（アクション）の頭文字を取ったモノで、それらを繰り返し実施することで、改善するというモノです。
この方法を使えば仕事の進め方を改善することができるので、おすすめです。
本章の内容
- PDCAの取り組み方
- PDCAが使える業務
PDCAの取り組み方
PDCAについて、ステージごとにそれぞれ解説していきます。
P：Plan（プラン）計画
過去の実績を考慮し、どのような進め方、手配の方法など、最適だと思われる手段や日程を計画します。
例えば1週間後までにこの仕事を終えるというざっくりな計画でもOKですが、先ほどのTo Doリストのように作業レベルで細分化していつ何をやるか？という予定を立てた方がうまく行きやすいです。
最後のA：Action（改善）のステップまで行ったらPlanのステップに戻り、前回の流れの改善点を反映させた計画を組みます。
D：Do（ドゥ）実行
計画に沿って実行します。
思い付きで計画と違うことをすると、後で振り返りができなくなるので注意が必要です。
C：Check（チェック）評価
計画に沿って実行できているか評価します。
厳密にやる必要はなく、ちゃんとスケジュール通りできているな。とかの確認なら数秒で終わります。
A：Action（アクション）改善
評価した結果に対して、遅れが出てしまった場合、それに対して改善を行います。
思うより時間がかかってしまったのなら以下のように何か方法は無いか考えます。
- 外注する
- システム化する
- 仕事の順番を変える
- 余計な作業は無いか考える
必要があれば社内規格の見直しも検討しましょう。
PDCAが使える業務
PDCAはほぼどんな業務にも使用することができます。
要は改善すべきことがあればどう改善するか考え（A）、計画し（P）、実行し（D）、評価し（C）、さらに改善する（A)といった感じで使えます。
改善が不要である仕事など世の中にほとんど無いので、どの業務にも使用できるとも言えますね。
スパイラルアップやトライアンドエラーも同じような意味です。
PDCA計画表の作り方、家事にPDCAを役立てる方法を以下の記事にまとめていますので、参考にしてみてください。
時短になることを積極的に取り入れる
業務の短縮、改善になることは積極的に取り入れましょう。
本章の内容
- 机の上を片付けることで何かを探す時間が短縮できる
- アウトプットのイメージができないモノをインプットしない
- 会議を20分で終わらせる方法
机の上を片付けることで何かを探す時間が短縮できる
何か資料を探したりする時間が長い気がすると思ったことはありませんか？
そういった場合、机の上が散らかっているからという可能性もあります。
1日15分何かを探しているとしたら、1年間（240日）で60時間もモノを探すことに使っていたことになります。
時間がもったいないですね。
参考までに以下が僕の机の上にあるモノです。
- パソコンのディスプレイ（本体は机の下の見えない部分に収納）
- マウス、マウスパッド、キーボード
- 受付箱
- 社内用電話
それ以外にも机の上に置いてるという方は以下記事をチェックしてみてください。
アウトプットのイメージができないモノをインプットしない
読書などもそうですが、先にインプットしてからアウトプットすることを考えていると、時間の無駄になる可能性が高いです。
いわゆる『やった気になる』というやつで、エビングハウスの忘却曲線からも分かる通り、アウトプットしなければ脳に記憶されれることはありません。
本を読んだ冊数を数えたりして、よく考えたら僕は無駄な時間を過ごしてきました。。
アウトプットの具体的な方法は以下の記事にまとめていますので、参考にどうぞ。
会議を20分で終わらせる方法
仕事の中で最も時間を食ってしまうのは会議という方も多いのではないでしょうか？
過去に3時間会議（おしゃべり）してほとんど何も決まらなかったという経験もあり、どうしたら短時間で会議を終えることができるかを考えた結果、以下を行うことで20分で会議を終えられるようになりました。
- （会議前）資料の2日前展開
- （会議前）質問の事前受付
- （会議中）会議の目的の共有
会議を短縮する方法の詳細は以下に記載していますので会議時間が短くできないという方は参考にしてみてください。
まとめ
POINT
- 優先順位は業務の期日を軸に決める
- PDCAサイクルを回して業務をより効率よく実施できるようにする
- 机の上を片付けることで探す時間を短縮
- アウトプットのイメージができないことはインプットしない
- 会議は事前準備をしっかりして20分で終わらせる
定時で帰れるようになれば、家族と過ごす時間を増やして絆を育んだり、副業をやって会社に縛られない生き方を目指すということも可能です。
ぜひ業務改善をすすめ、有意義な時間を過ごせるようトライしてみてください。
ではまた！
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